“Designing an environment to allow people to truly focus is not as simple as you might think,” she comments. “If we look back at the traditional office design that we were all used to before the pandemic, they’re actually very counterintuitive to completing ‘head-down’ tasks. The way they’re set up, with large banks of desks, people facing various angles, and lots of noise or multiple teams in one space, makes it incredibly difficult for individuals to concentrate.
“For people to be able to focus on a task, particularly if it’s complex, detailed, or requires them to use skills that they don’t often practice, they need minimal distractions – and to be able to create a sense that they’re in their ‘own world’.
Lors de notre récent entretien avec notre directrice de la création, Jeanine Goddard, au sujet du découpage et l'optimisation des esapces de travail, nous avons soulevé l'importance pour tout espace, petit ou grand, d'être conçu avec un objectif bien défini à l'esprit.
Dans les entreprises d'aujourd'hui, cet objectif est souvent lié à des besoins de collaboration, de créativité et de l'échange, mais parfois, nous avons aussi besoin d'endroit pour se concentrer sur une tâche spécifique. Selon Jeanine, la création de cet espace nécessite une réflexion approfondie et un examen minutieux.
"Concevoir un environnement qui permette aux gens de se concentrer n'est pas aussi simple qu'on pourrait le penser", explique-t-elle. Si l'on considère la conception traditionnelle des bureaux à laquelle nous étions tous habitués avant la pandémie, on s'aperçoit qu'ils sont en fait très peu propices à l'accomplissement des tâches "head-down". La façon dont ils sont aménagés, avec de grandes rangées de bureaux, des personnes orientées dans tous les sens, beaucoup de bruit ou plusieurs équipes dans un même espace, rend incroyablement difficile la concentration des individus.
Pour que les gens puissent se concentrer sur une tâche, en particulier si elle est complexe, ils ont besoin de réduire les distractions au maximum et de pouvoir créer un sentiment d'être dans une bulle."
"Cela peut sembler un peu étrange, mais on voit tout le temps des gens qui essaient de le créer. Ils peuvent mettre des écouteurs pour faire abstraction de leur environnement et se concentrer, ou choisir un siège dans un coin de la salle, avec une bonne vue sur les sorties, ou dans un petit coin qui leur semble confortable et sûr.
Il s'agit en fait d'un besoin humain fondamental et très ancien : pour pouvoir passer en mode concentration, il faut pouvoir se sentir en sécurité, sans se soucier de ce qui se passe autour de nous. Il s'agit d'un instinct de protection, mais aussi d'un élément essentiel de la pratique ancestrale du feng-shui et de l'aménagement de l'espace.
Si donc les espaces destinés à la concentration doivent donner aux gens le sentiment d'être dans leur "bulle", comment pouvons-nous les concevoir efficacement en gardant cela à l'esprit ?
Pour commencer, dit Jeanine, il y a des choses essentielles à ne pas faire.
Abandonnez l'idée des rangées de bureaux qui font que certaines personnes tournent le dos aux couloirs, aux portes et aux voies de circulation. Il est peu probable que ces personnes puissent se concentrer sur ce qu'elles font, vous constaterez qu'elles se retournent pour voir ce qui se passe. De plus, si tout le monde peut voir leur écran à chaque passage, cela crée un sentiment de malaise et ne contribue en rien à la protection de la vie privée, donc ne conviendrait donc pas pour certaines tâches sensibles, comme le traitement des données clients, par exemple.
Il est préférable d'installer les gens face à un couloir ou qu'ils puissent l'avoir en vision périphérique, ce qui permet de conserver un sentiment de contrôle.
Tenez également compte des types de personnes et d'équipes qui travaillent dans l'espace de travail partagé et essayez de limiter autant que possible les regroupements. Si vous avez des équipes de vente ou de service à la clientèle qui sont toujours au téléphone, il n'est pas judicieux de les placer à côté de collègues qui ont besoin d'un environnement calme pour examiner des contrats ou des factures ! Outre le fait qu'il est difficile de se concentrer, les relations risquent d'être tendues si l'environnement est frustrant ou constitue un obstacle à l'accomplissement du travail".
Qu'est-ce qui fonctionne le mieux dans l'aménagement d'un espace pour maximiser l'attention des collaborateurs ?
"Il y a plusieurs choses que vous pouvez envisager. Un espace divisé par des rangements ou des étagères, par exemple, peut contribuer à créer une séparation physique souvent nécessaire pour donner le sentiment d'avoir son propre univers de travail. Les bureaux individuels, placés à l'écart des environnements les plus animés, peuvent également contribuer à une séparation psychologique, qui peuvent amener les gens à penser : "Je viens ici pour me concentrer sur cette tâche, puis je partirai quand elle sera terminée".
"Vous devrez créer des espaces où les gens peuvent se parler, poser des questions ou échanger des informations, mais essayez d'intégrer cela aux autres zones de votre bureau. Pour la concentration, il s'agit de créer un espace qui permette de s'isoler. Si vous disposez de l'espace et du budget nécessaires, pourquoi ne pas installer une bulle de concentration ? Il en existe de nombreuses insonorisées et vitrées, pour laisser passer la lumière. De même, les cabines flexibles qui sont installées et prêtes à l'emploi peuvent être très efficaces.
Pour finir, n'oubliez pas de demander aux utilisateurs de l'espace avant de commencer à planifier ce dont ils ont besoin pour se concentrer, ou s'il y a des défis dans leur espace actuel que vous pouvez les aider à surmonter avec le nouvel agencement. Parfois, ce n'est que lorsque vous vous asseyez dans un espace et que vous essayez de faire quelque chose que vous remarquez les choses que vous pourriez changer. Il peut s'agir de quelque chose d'aussi simple qu'un courant d'air provenant d'une fenêtre, d'un ventilateur bruyant ou d'une lumière vacillante - essayez donc d'utiliser un rapport d'occupation pour obtenir les commentaires des utilisateurs et agissez ensuite en fonction de ces résultats.